การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน

          โปรแกรม Microsoft Excel  มีความสามารถในด้านฐานข้อมูลในตารางทำงาน ซึ่งเรียกว่า ฐานข้อมูล  หมายถึง การจัดกลุ่มของข้อมูล เช่นสมุดโทรศัพท์ รายการของบริษัท  ลูกค้าทั้งหลาย ต่างก็เป็นฐานข้อมูล กลุ่มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในรายการของคน 1 คน เรียกว่า เรคคอร์ด  (Record) หรือระเบียนข้อมูล  รายการข้อมูลแต่ละประเภทเช่น ชื่อ ที่อยู่ อายุ เพศ หมายเลขโทรศัพท์ เรียกว่า ฟิลด์ (Field)  หรือ เขตข้อมูล
          การเรียงลำดับข้อมูล(Sort)
          ในโปรแกรม Microsoft Excel  สามารถเรียงลำดับข้อมูลที่มีจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย ได้ 2 วิธีการดังนี้
          วิธีที่ 1  เรียงลำดับข้อมูลบนแถบเครื่องมือได้ดังนี้
          -  ปุ่ม    เพื่อเรียงลำดับจากน้อยไปมาก  (Ascending)
          -  ปุ่ม     เพื่อเรียงลำดับจากมาไปน้อย  (Descending)
          วิธีที่  2  เรียงลำดับข้อมูลด้วยเมนูข้อมูล แล้วเลือกเรียงลำดับ สามารถกำหนด Field ที่ใช้เรียงลำดับได้ถึง 3 Field จะเริ่มจากข้อมูลใน Field แรกก่อน หากมีข้อมูลซ้ำกันตามด้วย Field 2 และ 3
          มีวิธีการดังนี้
                1.  เลือกเขตข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจะเรียงลำดับ

                 2.  เลือกเมนูคำสั่ง ข้อมูล (Data)> เรียงลำดับ (Sort)

                3.  เกิดกรอบโต้ตอบ  Sort  (การเรียงลำดับ)  เรียงลำดับตาม (sort by) เลือกสดมภ์ที่จะเรียงลำดับและเลือกแบบที่จะจัดเรียง  จากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย  เลือกThen by (ตามด้วย)ตัวที่ 2  Then by ตามด้วย...

               4.  เลือกตกลง

สาระการเรียนรู้เพิ่มเติม