1. แบ่งตามแหล่งที่มาของเอกสาร
1.1 เอกสารภายนอกสำนักงาน เช่น ใบสั่งซื้อจากลูกค้า ใบส่งสินค้าคืนจากลูกค้า
1.2 เอกสารภายในสำนักงาน เช่น ประกาศวันหยุด หนังสือเวียนตามหน่วยงาน
2. แบ่งตามสื่อที่จัดเก็บ
2.1 กระดาษ
2.1.1 ข้อดี มีความคุ้นเคย ใช้กันแพร่หลาย มีราคาถูก
2.1.2 ข้อจำกัด ไม่คงทนถาวร สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ ราคาจัดส่งแพง
2.2 วัสดุย่อส่วน หรือไมโครฟอร์ม
2.2.1 ข้อดี ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ มีความคงทน สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้
2.2.2 ข้อจำกัด ต้องใช้เครื่องอ่านโดยเฉพาะ ต้องเลื่อนอ่านตามลำดับ ไม่เหมาะในการนั่งทำงานเป็นเวลานาน
2.3 สื่อแม่เหล็ก
2.3.1 ข้อดี มีความสะดวก ใช้แพร่หลาย สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้ หรือภาพเคลื่อนไหวได้
2.3.2 ข้อจำกัด เสื่อมสภาพใน 5-10 ปี ต้องใช้ความระมัดระวังในการจัดเก็บ
2.4 สื่อแสง เช่น ออปติคอลดิสก์ วิดีโอดิสก์ หรือเลเซอร์ดิสก์