ความสำคัญและประโยชน์ของเอกสารทางธุรกิจ

  เอกสารทางธุรกิจเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและมีผลตามกฎหมาย
เอกสารทางธุรกิจมีความสำคัญต่อธุรกิจ ดังนี้
1. เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง เมื่อผิดสัญญาหรือข้อตกลง ซึ่งมีผลตามกฎหมาย
2. เพื่อให้สามารถติดต่อธุรกิจได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
3. ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจ
4. เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนด้านการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ
5. เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการบันทึกบัญชี
6. ทำให้เกิดสภาพคล่องในการถือหรือเปลี่ยนมือเกี่ยวกับหลักทรัพย์ทางธุรกิจ
7. เพื่อประโยชน์ในการค้าระหว่างประเทศ
8. เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบของกรมสรรพากร และการเรียกร้องค่าเสียหาย

         ประโยชน์ของเอกสารทางธุรกิจ

  เอกสารทางธุรกิจแต่ละประเภทล้วนมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันและจำเป็นต้องมีการอ้างถึง หรือ
ใช้เการอ้างอิงถึงความถูกต้องในการดำเนินงาน ซึ่งการทำเอกสารส่วนมากจะมีสำเนาไว้เป็น
หลักฐานอย่างน้อย 1 ฉบับ หรือมากกว่านั้น ทั้งนี้เพื่อส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้การทำงาน
ประสานกันเอกสารที่ต้องมีการอ้าถึงกัน เช่น ใบสั่งซื้อ จะอ้างถึงใบเสนอราคา ที่ผู้ขายเสนอราคา
เป็นต้น เอกสารทางธุรกิจมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกันสรุปได้ดังนี้

 1. ด้านการใช้เอกสาร เป็นการจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงานด้านต่างๆให้
สามารถปฏิบัติงานร่วมกันและใช้เป็นหลักฐานด้านต่างๆ เช่น เอกสารทางบัญชี การเงิน การขนส่ง
การจัดซื้อ การให้สินเชื่อ การให้เครดิต เป็นต้น
  2. ด้านการอ้างอิงในทางปฏิบัติเอกสารธุรกิจจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องหลายแบบแต่ละแบบสามารถ
นำมาใช้ในการอ้างอิง เชื่อมโยงกันได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อประโยชน์ในด้านการควบคุม
การวางแผน เช่นใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา เป็นต้น
  3. ด้านการติดต่อประสานงาน  เอกสารทุกชนิดจะต้องมีความสัมพันธ์กันและสามาใช้ติดต่อ
ประสานกันได้ เช่น เมื่อร้านค้ามาส่งสินค้า เมื่อแผนกตรวจรับสินค้าตรวจเรียบร้อยแล้วจะทำใบรับ
พัสดุ อย่างน้อย 5 ฉบับ จากนั้นจึงส่งสินค้าพร้อมใบรับไปที่แผนกคลังพัสดุ เป็นต้น

        ประเภทของเอกสารทางธุรกิจ

เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการติดต่อ ปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ

1. เอกสารภายนอก
2. เอกสารภายใน
3. เอกสารติดต่อภายในกิจการ

ประเภทของเอกสารทางธุรกิจ
1. เอกสารทางเครดิตและการเงิน เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับกิจกรรมการซื้อ ขาย แลกเปลี่ยนสินค้าและ
บริการ ซึ่งใช้เป็นหลักฐานเพื่อให้เกิดความชัดเจนในการติดต่อธุรกิจ ซึ่งจะต้องมีหลักฐาน
ประกอบการรับ-จ่าย ขณะเดียวกันในการติดต่อกับธนาคารเพื่อขอเครดิต หรือสินเชื่อ จำเป็นต้องมีเอกสารทางธนาคารเข้ามาเกี่ยวข้อง เอกสารทางเครดิตและการเงิน เช่น ตั๋วเงิน
ใบหุ้น บัตรเครดิต เป็นต้น
2. เอกสารการซื้อและการขายสินค้า หรือเอกสารการค้า เป็นเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็น
หลักฐาน หรือสัญญาการซื้อและการขายสินค้าเพื่อให้สินค้าจากผู้ผลิตผ่านช่องทางการจำหน่าย
ไปถึงมือผู้บริโภค ซึ่งเอกสารการค้าที่ควรทราบ เช่น ใบเสนอราคาสินค้า ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ
รับเงิน ใบสั่งซื้อ เป็นต้น
3. เอกสารการขนส่ง เป็นเอกสารที่แสดงสิทธิในการได้รับอนุญาตในการขนส่งสินค้าสิ่งของต่างๆ
ไม่ว่าจะเป็นการขนส่งทางรถยนต์ รถไฟ เรือ หรือทางอากาศซึ่งจะมีเอกสารที่จำเป็นสำหรับผู้ส่ง
สินค้า และผู้รับสินค้าเข้ามาเกี่ยวข้อง เช่น ใบตราส่งสินค้า ใบรับสินค้าขึ้นเรือ เป็นต้น
4. เอกสารการประกันภัย เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นระหว่างผู้้เอาประกันกับผู้รับประกันซึ่งเป็นวิธีลด
ความเสี่ยงภัยที่อาจจะเกิดขึ้นกับชีวิตและทรัพย์สินได้ส่วนหนึ่ง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประกัน
ภัย เช่น กรมธรรม์ประกันภัย ใบคำขอเอาประกัน เป็นต้น
5. เอกสารการการนำเข้าและส่งออก  เป็นเอกสารที่ใช้ติดต่อค้าขายระหว่างประเทศ จะเกี่ยวข้อง
สัมพันธ์กับเอกสารต่างๆ รวมถึงการขออนุญาตส่งสินค้าออก หรือนำเข้าสินค้ากับกรมศุลกากรตาม
ที่กำหนด เช่น ใบขนส่งสินค้าขาเข้า ใบขนสินค้าขาเข้า เป็นต้น
6. เอกสารการคลังสินค้า เป็นเอกสารเกี่ยวกับการเก็บรักษาสินค้า หรือการรับทำการเก็บรักษา
สินค้าและบริการ ได้แก่ ใบรับคลังสินค้าและใบประทวนสินค้า

          เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน

    เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงาน 3 ประเภทดังนี้
1. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

2. เทคโนโลยีสำนักงาน

3. เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
เอกสารที่ใช้ในงานด้านการบัญชี

  เอกสารทางบัญชี หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี ซึ่งอาจจะได้รับ
จาก ธุรกิจหรือบุคคลภายนอก เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี เป้นต้น

แบบฟอร์มที่ใช้ในงานธุรกิจ

            ตัวอย่างใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

 เอกสารที่ใช้ในงานด้านการเงิน

1. การพยากรณ์ (Forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดการณ์การกำหนดทางเลือก และการวาง
แผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยสามารถ
ใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน
จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์กร ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารตัดสินใจ
2. การจัดการด้านการเงิน (Financial Management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิด
ประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนของ
องค์กรโดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป้นต้น
3. การควบคุมทางการเงิน (Financial Control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสม
ในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุง
ให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างงบประมาณการเงิน

      เอกสารที่ใช้ในงานด้านการตลาด

การตลาด เป็นหน้าที่สำคัญทางธุรกิจ เนื่องจากหน่วยงานด้านการตลาดจะรับผิดชอบในการ
กระจายสินค้าและการบริการไปสู่ลูกค้า ตั้งแต่การศึกษา และวิเคราะห์ความต้องการ การวางแผนและการสร้างความต้องการ ตลอดจนส่งเสริมการขายจนสินค้าถึงมือลูกค้า ปกติการตัดสินใจทางการตลาดจะเกี่ยวข้องกับการจัดส่วนประสมทางการตลาด หรือ ส่วนประกอบที่ทำให้การดำเนินงานทางการตลาดประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย 4 ประการ ได้แก่ ผลิตภัณฑ์ (Product) ราคา (Price) สถานที่ (Place) และการโฆษณา (Promottion)

การจัดทำเอกสารด้านการตลาดอาจจะมีความแตกต่างกันตามประเภทของธุรกิจซึ่งสามารถ
จำแนกระบบย่อยของข้อมูลด้านการตลาดได้ดังต่อไปนี้

1. เอกสารด้านการขาย
2. เอกสารในการวิจัยตลาด
3. เอกสารในการส่งเสริมการขาย
4. เอกสารในการพํฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการ
5. เอกสารในพยากรณ์การขาย
6. เอกสารการวางแผนกำไร
7. เอกสารในการกำหนดราคา
8. เอกสารการควบคุมค่าใช้จ่าย

ตัวอย่างใบเสนอราคา

ตัวอย่างใบสั่งสินค้า