การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจมีเหตุผลดังนี้

1. บันทึกข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็ว เช่น การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งแล้วอ่านเวลาเข้า-ออกของพนักงานและคิดราคาสินค้า ในห้างสรรพสินค้า
2. เก็บข้อมูลได้จำนวนมากไว้ในฐานข้อมูลเพื่อใช้งาน
3. นำข้อมูลที่เก็บไว้มาคำนวณทางสถิติ แยกประเภท จัดกลุ่ม ทำรายงานลักษณะต่างๆได้โดยระบบประมวลผลข้อมูล
4. ส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้รวดเร็ว โดยอาศัยเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล
5. จัดทำเอกสารต่างๆได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบประมวลผลคำ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
6. การนำมาใช้งานทั้งด้านการศึกษา การวิจัย
7. การใช้งานธุรกิจ งานการเงิน ธนาคารและงานของภาครัฐต่างๆ เช่น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับงานการบัญชี งานบริหารสำนักงาน งานเอกสาร งานการเงิน การจองตั๋วเครื่องบิน รถไฟ
8. การควบคุมระบบอัตโนมัติต่างๆ เช่น ระบบจราจร ระบบเปิด/ปิดน้ำของเขื่อน
9. การใช้เพื่องานวิเคราะห์ต่างๆ เช่น การวิเคราะห์สภาวะดินฟ้าอากาศ สภาพของดิน น้ำ เพื่อการเกษตร
10. การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อจำลองรูปแบบ เช่น การจำลองในงานวิทยาศาสตร์ จำลองโมเลกุน จำลองรูปแบบ การฝึกขับเครื่องบิน
11. การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการนันทนาการ เช่น การเล่นเกม การดุหนัง ฟังเพลง
12. การใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับเทคโนโลยีอื่นๆ เทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล เกิดเครื่อข่ายอินเตอร์เน็ต

หน้าที่ของอาร์ดแวร์

หน้าที่ชองฮาร์ดแวรฺ์ต่างๆ แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ อุปกรณ์นำข้อมูลเข้า อุปกรณ์ประมวลผล หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง อุปกรณ์แสดงผล

หน่วยประมวลผลกลาง

การนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในงานธุรกิจ
ธนาคารและบริษัทประกันภัยเป็นกิจการงานสาขาแรกที่ใช้คอมพิวเตอร์ จากการพัมนาเครื่องอ่านตัวพิมพืหมึกแม่เหล็กที่เรียกว่า Magnetic ink character Recognition (MICR) ทำให้ธนาคารสมารถตรวจเช็ค (Check) ได้ด้วยความเร็วสูง และสามารถทำบัญชีของลูกค้าโดยคอมพิวเตอร์ได้ ปัจจุบันนี้ธุรกิจมักนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการดำเนินงานจำนวนมาก เช่น
- สถาบันการศึกษา ในด้านการศึกาามีการนำเอาคอมพิวเตอรืมาใช้งานอย่างแพร่หลาย ทำให้นักเรียนและนักศึกษาในปัจจุบันได้เปรียบกว่าในสมัยก่อน เนื่องจากมีเทคโนโลยีอำนวยความสะดวกในเรื่องการศึกษาได้อย่างกว้างขวางโดยไม่มีขีดจำกัด

- สถาบันการเงิน เช่น การธนาคาร ใช้คอมพิวเตอร์ในการให้บริการกับการลูกค้า การฝากเงิน และการถอนเงิน การชำระค่าบริการต่างๆ เป็นต้น การแข่งขันในธุรกิจการธนาคารในปัจจุบันจะเน้นการให้บริการแก่ลูกค้าได้สะดวกและรวดเร็ว โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการ แต่ละธนาคารอาจมีวัตถุประสงค์แตกต่างกันออกไป เช่น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อเปลี่ยนทัศนคติของประชาชนที่มีต่อธนาคารนั้น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อดำรงความเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี การนำคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อให้สมารถขยายงานได้รวดเร็ว และควบคุมการทำงานให้รัดกุมขึ้น

- ธุรกิจโรงแรม ใช้คอมพิวเตอร์ในการบันทึกข้อมูลการเข้าพัก และการแจ้งคืนห้องพักของลูกค้าการชำระค่าห้องพัก เป็นต้น ธุกิจโรงแรมในปัจจุบันมีความจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการโรงแรม การเช็กอิน การเช็กเอาต์ รายงานห้องคงเหลือ เป็นต้น นอกจากนี้ธุรกิจโรงแรม ยังมีการบริการจองโรงแรมออนไลน์โดยที่ลูกค้าสามารถคลิกเลือกดูรายละเอียดพิจารณาข้อมูลความคิดเห็นของลูกค้าท่านอื่นๆ และเลือกจองห้องในโรงแรได้ด้วยตนเอง
- ธุรกิจสายการบิน ใช้คอมพิวเตอร์ในการตรวจดูตารางการบิน การจองตั๋วเครื่องบิน การยกเลิกเที่ยวบินการสำรองที่นั่งล่วงหน้า เป็นต้น
- ด้านการแพทย์ ใช้คอมในการค้นหาประวัติของคนไข้ การวินิจฉัยโรค การเอกซเรย์การชำระเงินค่ารักษา เป็นต้น
- โรงงานอุตสาหกรรม ใช้คอมพิวเตอร์ในการเพิ่มผลผลิตสินค้าให้มากขึ้น และเพียงพอกับความต้องการของตลาด ตรวจสอบคุณภาพสินค้า ออกแบบการบรรจุภัณฑ์ให้สวยงาม เป็นต้น
- ด้านการบันเทิง ใช้คอมพิวเตอร์ในการออกแบบและการติดต่อภาพ การควบคุมคุณภาพของเสียงการออแบบท่าเต้น การโฆษณา เป็นต้น
- ด้านการสื่อสาร เช่น การนำอินเตอร์เน็ตเข้ามามีส่วนร่วมในงาน เป็นต้น
- ด้านตลาดหลักทรัพย์ ใช้คอมพิวเตอร์ในการซื้อ-ขาย เป็นต้น
- ด้านสื่อสิ่งพิมพ์ ใช้คอมพิวเตอร์หาข้อมูลข่าวสาร การออกแบบรูปเล่ม การตัดต่อข้อมูล การส่งไปตีพิมพ์ เป็นต้น

ลักษณะการใช้คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ
การนำคอมพิวเตอรมาใช์ในงานธุรกิจนั้น อาจแบ่งได้ 3 ลักษณะ
1. การใช้เป็นเครื่องมืออัตโนมัติ (Automation) เป็นการนำคอมพิวเตอร์และเครื่องมืออัตโนมัติอื่น มาใช้ในงานธุรกิจแบบตรงไปตรงมา เช่น การนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ในการพิมพ์เอกสารธุรกิจ หรือการใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะนี้มีผลต่อความสะดวกในการทำงานเท่านั้น
2. การใช้คอมพิวเตอร์วางระบบ (Computerization) เป็นการใชีที่เริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างรัดกุมว่าหน่วยงานนั้นมีวัตถุประสงค์อย่างไร มีหน้าที่และลักษณะการดำเนินการอย่างไรบ้าง มีการใช้ข้อมูลและสารสนเทศอย่างไรบ้าง การเคลื่อนที่ของข้อมูลเอกสารอย่างไร วิเคราะห์ปและวางแผนกำหนดโครงสร้างของระบบงานคอมพิวเตอร์ให้ครอบคุมทั้งหน่วยงาน และพัฒนาระบบงานขึ้นตามแผนนั้น
3. การใช้คอมพิวเตอร์ในการปรับรื้อระบบ (Reengineering) โดยการนำคอมพิวเตอร์มาเป็นส่วนของกระบวนการทำงานหรือเชื่อมโยงการปฏิบัติงานให้ต่อเนื่องกันได้ หรือเพื่อให้ใช้ข้อมูลข่าวสารต่างๆ ร่วมกันได้

โปแกรม Microsoft Office Excel
โปรแกรม Microsoft Office Excel จะนำมาใช้งานเกี่ยวกับการคำนวณตัวเลข โดยในรูปแบบตารางการคำนวณที่เป็นช่องๆ เรียกว่า "เซลล์" (Cell) มีความสามารถประมวลผลข้อมูลได้หลายรูปแบบมีความยืดหยุ่นจากคุณสมบัติเซลล์ที่เป็นอิสระจากจึงทำให้เกิดการกับเซลล์ได้ง่าย มีแผ่นงาน สำหรับแบ่งงานออกจากกันและเชื่องโยงการทำงานกันได้ โปรแกรมที่นำมาใช้นี้เป็นMicrosoft Office Excelจึงจำเป็นต้องเข้าใจลักษณะของข้อมูล ดังนี้
1. ข้อมูลตัวอักษร (Text)
2. ข้อมูลตัวเลข (Number)
3. ข้อมูลที่เป็นสูตร (Formula)
4. ข้อมูลชนิดวันที่ (Data)
5. ข้อมูลชนิดเวลา (Time)

การใช้สูตรและฟังก์ชัน
การใช้สูตรและฟังค์ชันของโปรแกรม โดยโปแกรมจะจัดหมวดหมู่เพื่อให้เข้าใจและการใช้งานง่ายแบ่งสูตรออก 4 ประเภทได้แก่
1. สูตรในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Formula)

2.สูตรในการเปรียบเทียบ (Comparision Formula)

3. เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความสองข้อความหรือมากกว่านั้น

4.สูตรในการอ้างอิง (Text Formula)

5.สูตรในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Formula)