โปรเเกรมจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

ความหมายของโปรแกรมจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

    การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล หมายถึง การพัฒนากลยุทธ์ที่ชัดเจนในการดำเนินการกับสารสนเทศที่ได้รับ อาจจะอยู่ในรูปแบบของการจัดเก็บ การดูเเลรักษา การสืบค้น การเเสดงผล และการกำจัดสารสนเทศที่ไม่ต้องการ

    สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลข่าวสารทุกประเภทที่ได้รับ อาจอยู่ในรูปแบบของภาพนิ่ง ตัวอักษร ภาพเคลื่อนไหว เสียง ซึ่งอาจมีแหล่งที่มาต่างๆ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร สื่อคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

    ส่วนบุคคล หมายถึง การที่บุคคลมีความต้องการ หรือความจำเป็นในการใช้สารสนเทศหนึ่งๆ ในการประกอบกิจการงานหรือการดำรงชีวิตประจำวัน

ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

    ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีเเนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนด้านสารสนเทศสำหรับบุคคนที่เป็นเเนวคิดใหม่ที่ต้องอาศัยทักษะหลายด้าน โดยเฉพราะอย่างยิ่งทักษะด้านการจัดการ ทั้งนี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประกอบกิจการงานเเละการดำรงชีวิตในยุคการเปลี่ยนเเปลงดังเช่นปัจจุบันเเนวคิดนี้เรียกว่า การจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

    องค์ประกอบของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล เมื่อพิจารณาตามโครงสร้างของระบบที่ใช้จัดการฐานข้อมูลเเล้ว พบว่าองค์ประกอบที่เหมือนกันคือ

    ส่วนรับเข้า เเบ่งออกเป็น 2 ส่วนย่อยคือ

ความต้องการด้านสารสนเทศของผู้ใช้

ข้อมูลที่เข้าสู่ระบบ

    ส่วนประมวลผล หมายถึง กลไกลที่ทำหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่หาสถานที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อสามารถนำออกมาใช้ได้ การจัดวิธีการเข้าถึงข้อมูล

    ส่วนเเสดงผล เป็นส่วนที่มีความสำพันธ์มากระดับหนึ่ง คือ ผู้ใช้จะพึงพอใจระบบมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลลัพธ์ ความต้องการเเละวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบเป็นหลัก

ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

    ประเภทของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล จำเเนกตามรูปลักษณ์เเบ่งออกได้ดังนี้

1.ประเภทโปรเเกรมสำรูป เช่น โปรแกรมบริหารบุคคล โปรเเกรมระบบบัญชีเงินเดือน

2.ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์ในลักษณะใช้งานอิสระและผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การ

3.ฟังก์ชันการทำงานหลัก ได้เเก่ ฟังก์ชันนัดหมาย ฟังก์ชันติดตามงาน ฟังก์ชันติดต่อสื่อสาร

4.โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานสำนักงานทั่วไป เช่น โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด โปรเเกรมเอ็กซ์เซล โปรแกรมเพาเวอร์พอยท์

ระบบนัดหมายส่วนบุคคล

    เป็นโปรเเกรมคอมพิวเตอร์ที่พบในระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล มีประโยชน์ดังนี้

1.การใช้ระบบ

2.เป็นระบบทีใช้งานง่าย

3.ระบบมีการบันทึกข้อมูลเเบบลัด

4.การค้นหาข้อมูล (Search) สามารถทำได้เป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือ รายปี และสามารถใช้ฟังก์ชั่นทำซ้ำ

5.หากมีกิจกรรมมากกว่าหนึ่งกิจกรรมซ้ำซ้อนในเวลาเดียวกัน ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้ทราบเพื่อเเก้ไขปัญหา

6.มีสัญญานเตือนกันนัดหมาย

7.มีระบบช่วยจำ

8.ป้อนข้อความเตือนความจำเข้าสู่ระบบนัดหมายส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติ

9.มีหน้าต่างเเสดงความจำเเสดงขึ้นที่หน้าจอภาพ เมื่อมีการเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ

10.ส่งข้อความเตือนความจำผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

11.เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยในการนัดประชุม

ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล

    ส่วนหนึ่งของโปรเเกรมการบริหารจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลที่นิยมใช้ คือ ระบบการติดตามงานส่วนบุคคล เพราะมีประโยชน์ในการติดตามเพื่อให้งานประสบผลสำเร็จ ซึ่งระบบการติดตามงานส่วนบุคคลมีรายละเอียดเกี่ยวกับโปรเเกรมดังนี้

1.ระบบติดตามงานส่วนบุคคลเป็นโปรเเกรมอรรถประโยชน์เช่นเดียวกับนาฬิกาปลุกเเละเครื่องคิดเลข

2.ระบบติดตามงานบุคคล หมายถึง บัญชีรายงานที่ยังไม่ได้ดำเนินการ มีลักษณะคล้ายสมุดจดบันทึกช่วยจำที่เป็นกกระดาษ

3.ระบบติดตามงานส่วนบุคคลเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งในการบริหารงานและเวลาของเเต่ละบุคคลโดยเฉพราะผู้มีภารกิจมาก

4.ปัญหาที่พบในการบริหารเวลาของตนเอง คือ ความพยายามที่จะทำงานหฃายอย่างให้เสร็จภายในวันเดียว

5.มีนิสัยผัดวันประกันพรุ่ง จึงต้องทำงานเเบเร่งรีบในช่วงเวลาสุดท้าย

พัฒนาการของระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

    ในขณะที่ใช้ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล  หมายถึง การพัฒนาการบริหารการจัดการจากในรูปแบบของกระดาษมาใช้เป็นระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัย โดยมีลักษณะของการพัฒนาการ ดังนี้

1.ระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปแแบกระดาษที่มีมาตั้งเเต่อดีตจนถึงปัจจุบัน

2.ระบบสารสนเทศส่วนบุคคลในรูปเเบบคอมพิวเตอร์

3.ระบบการจัดการสารสนเทศของกลุ่ม

เกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล

    การพิจารณาเป้าหมายส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับชีวิตการทำงานเเละชีวิตส่วนตัว  และเป้าหมายขององค์กรรวมทั้งลักษณะ  ประเภท และนโยบายหลักขององค์กร มีเกณฑ์การเลือกระบบการจัดการสารสนเทศส่วนบุคคล ดังนี้

1.ความต้องการด้านสารสนเทศ

2.ความต้องการระบบนัดหมายส่วนบุคคลหรือระบบนัดหมายกลุ่ม

3.ความต้องการระบบติดตามงานหรือไม่

4.ความต้องการระบบติดต่อสื่อสารในลักษณะใด

5.สภาพเเวดล้อมในการทำงาน

6.การทำงานในลักษณะคนเดียวหรือกลุ่ม

7.การทำงานภายในหรือภายนอกองค์กร

8.การติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น

9.ความสามารถในการทำงาน

10.ราคา

11.ความยากง่ายในการทำงาน

12.การสนับสนุนด้านเทคนิค

13.การรับฟังความคิดเห็น

14.การทดลองใช้ระบบ