หน่วยที่ 6 การใช้โปรแกรมตารางทำการ

1. การเรียกใช้งานโปรแกรมตารางทำการ

          โปรแกรมตารางทำการ (Microsoft Excel 2010) หรือเรียกกันทั่วไปว่า กระดาษทำการหรือสเปรดชีต (Spreadsheet) หมายถึง โปรแกรมที่ออกแบบในรูปแบบของการตรวจตาราง ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลในรูปสัญลักษณ์ข้อความ โดยเฉพาะข้อมูลตัวเลขที่สามารถใช้ในการคำนวณให้แสดงผลในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วเพียงใส่สูตรคำนวณหรือใช้ฟังก์ชันที่ต้องการแสดงผล โดยการเรียกใช้โปรแกรมตารางทำการ มีขั้นตอนดังนี้
ขั้นที่ 1 คลิกปุ่ม        เลือก
ขั้นที่ 2 คลิก
ขั้นที่ 3 คลิก
เมื่อทำตามขั้นตอนดังกล่าวจะได้หน้าต่างโปรแกรม ดังรูป

1. ส่วนประกอบหน้าต่างโปรแกรมตารางทำการ

1. การป้อนและแก้ไขข้อมูล
2. การป้อนข้อมูลลงในเซลล์

                        วิธีที่ 1 เลือกเซลล์โดยคลิกตำแหน่งที่ต้องการ ในที่นี้คลิกที่เซลล์ B3
วิธีที่ 2 พิมพ์ข้อมูลตามที่ต้องการ เมื่อพิมพ์เสร็จให้กดปุ่ม <Enter> ข้อมูลที่พิมพ์จะปรากฏ ณ ตำแหน่งที่เลือก ดังรูป

1. การแก้ไขข้อมูล วิธีการแก้ไขข้อมูลในเซลล์มี 2 วิธี คือ

     วิธีที่ 1 คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข จากนั้นกดปุ่มฟังก์ชัน <F2>
วิธีที่ 2 ดับเบิลคลิกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข
เมื่อทำการแก้ไขข้อมูลในเซลล์ทุกครั้งให้กดปุ่ม <Enter> เพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงตามที่แก้ไข แต่ถ้าต้องการยกเลิกการแก้ไขกดปุ่ม <Esc>

1. การใช้คำสั่งเลิกทำ (Undo)

                   การเลิกทำ หมายถึง การยกเลิกการทำงานจากครั้งล่าสุด ถอยหลังครั้งละ1 ขั้นตอน ซึ่งสามารถเลิกทำได้ถึง 16 ครั้ง วิธีการใช้ให้คลิกปุ่ม       หรือใช้เมนูคำสั่งแก้ไข คลิกเลิกทำ ซึ่งจะตรงข้ามกับคำสั่งทำซ้ำ

1. การเลือกเซลล์มากกว่า 1 เซลล์

        การเลือกเซลล์มี 2 ลักษณะ คือ การเลือกเซลล์ที่มีพื้นที่ต่อเนื่องกันและการเลือกเซลล์ที่มีพื้นที่ไม่ต่อเนื่องกัน การเลือกเซลล์ที่มีพื้นที่ต่อเนื่องกันได้โดยใช้เมาส์คลิกเซลล์แรกที่ต้องการ คลิกเมาส์ค้างลากเมาส์ไปยังเซลล์สุดท้ายปล่อยเมาส์ จะได้พื้นที่เซลล์ที่ต่อเนื่องกัน ดังรูป

ในกรณีการเลือกเซลล์ที่ไม่ต่อเนื่องกันให้ใช้เมาส์คลิกเซลล์แรก กดปุ่ม <Ctrl> ค้างไว้แล้วคลิกเมาส์ไปยังเซลล์อื่นๆ ที่ต้องการต่อไปจนครบจำนวนเซลล์จึงปล่อยปุ่ม <Ctrl> ดังรูป

1. การย้ายข้อมูล

      การย้ายข้อมูล เป็นการเปลี่ยนตำแหน่งของข้อมูล เมื่อทำการย้ายข้อมูล ข้อมูล ณ ตำแหน่งเดิมจะหายไป การย้ายข้อมูลทำได้ 3 วิธี ดังนี้
     วิธีที่ 1 ใช้สัญลักษณ์     แทนคำสั่งตัด และใช้สัญลักษณ์  แทนคำสั่งวาง
วิธีที่ 2 ใช้เมนูแก้ไข คำสั่งตัด และเมนูแก้ไข คำสั่งวาง
วิธีที่ 3 คลิกขวา ณ ตำแหน่งพื้นที่การพิมพ์จะได้เมนูลัด เลือกคำสั่งตัด และคำสั่งวาง

1. การคัดลอกข้อมูล

      การคัดลอกข้อมูล เป็นการทำสำเนาข้อมูล ข้อมูลเดิมจะยังคงอยู่ การทำสำเนาข้อมูลทำได้ 3 วิธี ดังนี้
     วิธีที่ 1 ใช้สัญลักษณ์        คำสั่งคัดลอก และใช้สัญลักษณ์  คำสั่งวางบนริบบอนหน้าแรก
วิธีที่ 2 ใช้คลิกเมาส์ลาก
วิธีที่ 3 ณ ตำแหน่งพื้นที่การพิมพ์คลิกขวาจะได้เมนู เลือกคำสั่งคัดลอกและคำสั่งวาง

1. การใช้งานแถวและคอลัมน์

                        แถว หมายถึง เส้นในแนวนอนที่ปรากฏอยู่ในรูปตารางทำการ คอลัมน์ หมายถึง เส้นในแนวตั้ง ในแต่ละแถวหรือคอลัมน์จะมีชื่อกำกับไว้ โดยเป็นคอลัมน์มีตัวอักษรภาษาอังกฤษกำกับไว้ เช่น คอลัมน์ A ส่วนในแถวมีตัวเลขกำกับไว้ เช่น แถวที่ 1 เป็นต้น

1. การเลือกแถวและคอลัมน์

      การเลือกแถวหรือคอลัมน์ใดให้ใช้เมาส์คลิกที่หัวแถวหรือหัวคอลัมน์ที่ต้องการ

1. การเลือกแถวและคอลัมน์แบบต่อเนื่อง

      การเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่มากกว่า 1 แถว หรือมากกว่า 1 คอลัมน์ แบบต่อเนื่อง ทำได้โดยคลิกหัวแถวหรือหัวคอลัมน์เริ่มต้น

1. การเลือกแถวและคอลัมน์แบบไม่ต่อเนื่อง

                               การเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่มากกว่า 1 แถว หรือมากกว่า 1 คอลัมน์ แบบไม่ต่อเนื่อง ทำได้โดย คลิกแถวหรือคอลัมน์ที่เลือก กดปุ่ม <Ctrl> บนแป้นพิมพ์ค้างไว้ ใช้เมาส์คลิกแถวหรือคอลัมน์

1. การปิดโปรแกรมตารางทำการ

            วิธีการปิดหรือออกจากโปรแกรมตารางทำการ มีอยู่ 3 วิธี ดังนี้
วิธีที่ 1 ใช้ปุ่มคอนโทรล จะปรากฏเมนูลัด จากนั้นเลือกคำสั่งปิด
วิธีที่ 2 ใช้ปุ่มคอนโทรลเมนู  มุมด้านบนขวาของหน้าต่างโปรแกรม
วิธีที่ 3 ใช้เมนูแฟ้ม เลือกคำสั่งจบการทำงาน