การกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของเอกสารก่อนการพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์โดยเรียกใช้เมนูคำสั่งเกี่ยวกับการตั้งค่าหรือกำหนดรายละเอียด
หน้าเอกสารก่อนการพิมพ์เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อยและเป็นรูปแบบที่เป็นทางการนอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ก่อนการพิมพ์
จริงได้ทำให้ลดความผิดพลาดและช่วยให้เกิดความสะดวกสำหรับผู้ใช้มากขึ้นรวมไปถึงการสร้างกราฟหรือแผนภูมิเปรียบเทียบข้อมูลการนำเสนอ
ข้อมูลในลักษณะต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสรุปข้อมูลในรูปแบบกราฟให้ง่ายขึ้น

8.1 การกำหนดรายละเอียดของเอกสารก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

การขอดูเอกสารก่อนพิมพ์ ทำได้ 2 วิธี ได้แก่
วิธีที่ 1 ใช้สัญลักษณ์รูป
1. คลิกสัญลักษณ์รูป ( ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ) จะปรากฏกรอบโต้ตอบ คำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญลักษณ์รูปการทำงา
และตัวอย่างรูปแบบของเอกสารก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทางจอภาพ
2. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม พิมพ์ ถ้าไม่ต้องการพิมพ์และต้องการออกจากเมนูของคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม ปิด
วิธีที่ 2 ใช้คำสั่ง
1. คลิกคำสั่ง แฟ้ม
2. คลิกคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ 
3. จะปรากฎกรอบโต้ตอบ คำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญรูปการทำงานและตัวอย่างรูปแบบของเอกสาร
4. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม พิมพ์
5. ถ้าไม่ต้องการพิมพ์และต้องการออกจาเมนูของคำสั่ง ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ม ปิด

Step ของการทำกราฟ มีดังนี้

8.3 การออกแบบและตกแต่งกราฟเปรียบเทียบข้อมูล
ในโปรแกรม Excel มีเครื่องมือมากมายในการช่วยสร้างกราฟและการนำเสนมผลงานการสร้างนั้นจะเป็นวิธีการสามารถแสดงข้อมูลตัวเลข
ออกมาให้เห็นภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก ซึ่งจะช่วยให้ผู้ดูกราฟสามารถเข้าใจได้อย่างง่ายดาย
กราฟสามารถสร้างความประทับใจต่อคนอ่านข้อมูลได้มากกว่าการแสดงข้อมูลในรูปแบบตารางเพราะรูปภาพสามารถช่วยให้คนเห็นความแตกต่าง
และรับรู้ถึงข้อมูลได้เร็วกว่าการใช้ตัวหนังสือหรือตัวเลขธรรมดาเป็นอย่างมากสีและรูปภาพมีผลต่อผู้อ่านเยอะมากถ้าคุณใช้สีหรือรูปภาพไปเน้นในส่วน
ที่ไม่สำคัญในกราฟอาจจะทำให้ผู้อ่านข้อมูลเข้าใจผิดได้โดยบทนี้เราจะแนะนำคุณในการใช้เครื่องมือในการสร้างกราฟ ซึ่งคุณสามารถทำการแปลง
ข้อมูลจำนวนมากของคุณให้กลายเป็นกราฟได้อย่างง่ายดาย